O ato de planejar te dar poder, o poder de agir e agir com exatidão. Você tem alcançado o que deseja, tem uma agenda e cumpre com todas as suas tarefas diárias? Você considera que sabe planejar? Talvez não, pois planejar é muito mais que isso e quando você assimilar o poder do planejamento irá perceber o quanto essa ferramenta é importante.
Quando você se planeja, mesmo de forma simples, existem mais chances de alcançar o objetivo de forma efetiva.
O seu desejo de fazer uma viagem, comprar um apartamento novo, um carro, um computador, muitas vezes são adiados ou nunca realizados por falta de planejamento e também por nunca terem sidos colocados no papel.
Já estamos em dezembro de 2018 e é nessa época que a maioria das pessoas se dão conta de que pensaram, não planejaram e, consequentemente, não realizaram. E frases famosas são usadas: “esse ano tive muitos gastos extras…não deu para economizar…” ou ainda “com essa incerteza de governo, não dá para se planejar…”.
Planejamento não é algo simples e rápido de fazer e não pode ser deixado apenas na cabeça. Você pode até atingir suas metas e objetivos dessa forma, mas quando os objetivos estão bem planejados e de forma adequada a sua realidade, você pode utilizar de um plano de ação e obter os resultados de forma mais rápida, sem stress, com otimização do tempo e sem maiores preocupações. E isso também pode ser utilizado no âmbito profissional que irá fazer com que o gestor, colaborador, empresário, empreendedor também alcance resultados extraordinários.
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O planejamento pode ser definido como o ato de estabelecer o estado atual, definir o objetivo e a meta, realizar uma análise da situação atual e seus influenciadores, traçar um plano de ação, fazer as verificações e ajustes necessários e continuar o ciclo.
Stoner (1985) (professor de Sistemas de Gestão na Gabelli School of Business Administration da Fordham University) diz que “é preciso que haja planos para que a organização tenha seus objetivos e para que se estabeleça a melhor maneira de alcança-los. Além disso, os planos permitem que a organização consiga e aplique os recursos necessários para a consecução de seus objetivos, os membros da organização executem atividades compatíveis com os objetivos e métodos escolhidos, e o progresso feito rumo aos objetivos seja acompanhado e medido, para que se possam tomar medidas corretivas se o ritmo do progresso for insatisfatório. ” (Fonte: GOMES, Eugênio Maria. Compêndio de Administração. Rio de Janeiro: Elsevir; 2012). Neste caso, o planejamento estratégico é o mais indicado para os negócios empresariais, pois fica mais fácil tomar decisões e definir os rumos que devem ser tomados, ampliando a visão do negócio e possibilitando mais sucesso.
Existe uma máxima que diz que “Planejamento sem ação não tem nenhum valor! ”. Não adianta fazer um belo planejamento e não o colocar em prática.
Começar por um planejamento diário de todas as atividades irá gerar menos esforço e mais qualidade nos afazeres. Agindo dessa forma, você melhora sua qualidade de vida, tem mais tempo para cuidar da saúde e dar atenção as pessoas mais importantes da sua vida.
Existem vantagens em ser mais organizado no seu dia a dia. Vamos a elas.
- Menos problemas: prazos não cumpridos podem gerar grandes consequências. Com o planejamento diário isso pode ser gerenciado.
- Menos stress: quando se aprende a gerenciar o tempo, há uma grande redução do stresse que pode, inclusive, afetar a sua saúde.
- Tempo livre: imagine finalizar todas as suas atividades dentro das 8 horas, ou até mesmo em 6 horas? Não é tão difícil. Com o planejamento diário e o seu aperfeiçoamento, na prática você se tornará mais produtivo.
- Perder tempo na execução das tarefas: com um planejamento diário, você saberá exatamente o que fazer e não perderá tempo com o que não é produtivo. Isso também te ajuda a aproveitar melhor as primeiras horas do dia, quando geralmente, as pessoas são mais produtivas.
- Deadlines em dia: quando existem atividades que demandam mais esforço, elas podem ser feitas em pequenas partes “quebradas” que ajuda na resolução do todo.
- Diminuição de retrabalho: durante o planejamento diário, você tem noção do que deve ser feito, e isso ajuda a diminuir erros e consequentemente, à ter retrabalhos.
- Ajuda na hora dos obstáculos: com uma rotina mais planejada, dá até para “apagar” alguns incêndios, pois, as vezes, por situações que não estão no nosso controle, acabamos por não seguir o planejamento à risca.
- Contribui para o crescimento pessoal e profissional: fazendo o seu planejamento diário, você consegue estabelecer todas as atividades que irão te ajudar a alcançar teus objetivos, metas e sonhos e ainda vai dar tempo para fazer as coisas das quais você gosta, como planejar uma viagem, entrar numa academia, caminhar na praia, etc.
- Ajuda na autoavaliação: com o planejamento diário você consegue avaliar a sua produtividade de acordo com o progresso das suas atividades. Com isso é possível saber se você precisa realinhar algo ou até mesmo tomar um outro rumo em busca das suas realizações.
E agora que você sabe das vantagens sobre o planejamento diário das suas atividades, vamos partir para a execução de fato. Essas ações devem ser praticadas diariamente até que se tornem um hábito e que você consiga enxergar todos os benefícios do seu planejamento. Lembre-se: A persistência leva a perfeição.
- Liste as tarefas diárias e defina o que são prioridades
- Defina prazos
- Planeje o dia seguinte
- Organize o seu espaço de trabalho/estudo
- Saiba descansar e dizer “não”
Ter um planejamento diário eficiente pode não significar que você será o expert em produtividade, pois, para isso, também dependem os fatores como saúde mental, física, alimentação e etc.
E, para finalizar, existem aplicativos que podem te ajudar no planejamento diário das suas atividades:
Google Keep: O aplicativo da Google é um bloco de notas em que você pode gravar voz para que seja transcrita automaticamente. O usuário também pode tirar fotos de recibos e documentos e organizá-los facilmente para posterior pesquisa. Além disso, é possível compartilhar a lista com outras pessoas. Disponível para navegadores, além de dispositivos Android e iOS.
Remember the Milk: Esse aplicativo é um dos mais utilizados para planejamento diário por pessoas de várias partes do mundo, pois é simples, mas cumpre seu papel com competência. Com ele, você consegue organizar tanto as tarefas profissionais quanto as pessoais, como uma lista de compras, por exemplo, ou adicionar um lembrete de aniversário de alguém da família. Disponível para Android e iOS.
Todoist: Disponível nas versões gratuita e paga, este aplicativo é uma ferramenta bem interativa e com uma série de recursos para você organizar o dia a dia, inclusive levando em consideração a sua localidade. Também é possível dividir tarefas maiores em menores, visualizar dados sobre a sua produtividade ao longo do tempo e uma série de outros recursos interessantes. Disponível para navegadores, Android e iOS.
1-3-5 Coisas a fazer: Este é um aplicativo pago muito fácil de usar, mas com uma restrição: você só pode armazenar 9 tarefas ou projetos por dia, sendo que 1 será de alta prioridade e ficará em vermelho. As outras 3 tarefas terão prioridade média e aparecerão em amarelo, e, finalmente, as 5 tarefas restantes terão prioridade baixa e ficarão cinzas. Isso pode ajudar muito na hora de cumprir a matriz de priorização. É ideal, portanto, para quem não tem muitas tarefas durante o dia e quer trabalhar sua produtividade. Disponível para Android e iOS.
Wunderlist: Esse também é um aplicativo bem interessante para um planejamento diário eficiente. Você consegue programar o recebimento de lembretes e, também, compartilhar as listas para trabalhar em conjunto com uma equipe, pois é possível conversar com outros usuários. Existe, ainda, a possibilidade de adicionar projetos e tarefas usando a voz no Google Now ou pela Siri. O Wunderlist está disponível para dispositivos móveis Android, iOS, Windows Phone, além dos principais navegadores, leitores Kindle e, também, nos Watchs.
A pessoa e o profissional que possui o hábito de planejar as suas atividades diariamente tem maiores chances de obterem mais sucesso, de realizarem as suas atividades com excelência e consequentemente atingirem todos os seus objetivos.
Experimente hoje, todas as dicas que foram apresentadas aqui e seja você também um profissional de excelência.
Isabelle Medeiros
Graduada em Administração. Especialização em Gestão e Desenvolvimento de Pessoa. Atua como Coaching pessoal e profissional.
