É possível criar e manter dados em planilhas de diversas maneiras com o Microsoft Excel. Ainda mais agora, com a versão ONLINE do programa, onde todos podem ter acesso a suas planilhas de onde estiverem. Mas, além de toda a praticidade na criação e edição de planilhas eletrônicas, o Excel permite que você salve ou exporte em diferentes formatos de arquivos, para distintos objetivos. A seguir, iremos destacar as principais possibilidades de salvamento e exportação de arquivos a partir de suas planilhas no Excel.
Salvando em formato editável
O XLSX é formato padrão de pastas de trabalhos (como são chamados os arquivos do Excel), desde a versão do Office 2010. Anteriormente, o padrão era o XLS, que até hoje ainda pode ser encontrado e utilizado. Ao salvar seu documento nesse formato, sua planilha continua aberta para edições, permitindo com que qualquer pessoa com acesso a ela possa ver e alterar seus dados e estrutura (se o arquivo não estiver protegido, claro).
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A diferença entre o novo padrão XLSX para o XLS é, basicamente, as alterações feitas entre as versões mais recentes e as mais antigas do Excel. Isso quer dizer que novas funcionalidades surgidas a partir da versão 2010 são incompatíveis com versões mais antigas como a do Office 2007 e anteriores. A figura 1 apresenta a lista de todos os formatos possíveis para salvamento de documentos do Excel, encabeçada pelo padrão XLSX.
Figura 1 – Lista de opções de formato de arquivo do Excel
Salvando em PDF
Uma opção bastante utilizada é o formato PDF. Esse formato tem o objetivo de tornar o arquivo apenas visível, sendo próprio para apresentar um resultado final dos dados. Ao salvar em PDF, normalmente, não se pode alterar os dados. A grande vantagem é que esse formato de arquivo permite algumas proteções contra cópia ou alteração. Porém, existem mecanismos para quebrar essa proteção, além do fato de o Excel a partir da versão 2016, permitir a importação de dados nesse formato.
Salvando suas Macros
Macros são “uma sequência de eventos (como pressionamento de teclas, cliques no mouse e atrasos) que podem ser reproduzidos para ajudar em tarefas repetitivas. ”[1] (SUPORTE MICROSOFT, Online). Com elas, é possível dinamizar algumas ações mais repetitivas no seu dia a dia com o Excel e demais programas do Office, da Microsoft.
Ao salvar seu documento em formato XLSM, você preservará o acesso íntegro as macros criadas nele.
Salvando em CSV
O formato separado por vírgula (Comma Separated Values, em inglês) é um exemplo de armazenamento de dados sem uma estrutura rígida como as tabelas, colunas e linhas. Quando salvamos um documento nesse formato, estamos deixando bem claro que o que importa a partir daquele momento são os dados em si e não a estrutura da planilha.
Esse formato é usado para diversos fins, como a exportação de dados de uma planilha para bancos de dados, sistemas do tipo ERP e CRM, sistemas de BI (Business Intelligence), entre muitas outras possibilidades. Mas, quando salvamos um documento nesse formato, sem ter acesso a uma versão em formato editável, algumas informações como funções e fórmulas empregadas, além de formatações da planilha, serão perdidas. A Figura 2 nos mostra o aviso gerado pelo Excel aos salvarmos nesse formato.
Figura 2 – Alerta do Excel ao salvarmos em CSV
Salvando como Página da Web
Entre os formatos mais “distintos”, podemos salvar nossas planilhas em formato HTML ou HTM, típico formato de arquivo de páginas web. Isso nos permite usar a planilha como uma página de um site ou blog, por exemplo.
Pode ser bastante útil para criação de páginas específicas com dados vindos de uma planilha, principalmente para quem é leigo no assunto de criação de sites, mas que tenha bastante prática em elaborar planilhas com recursos avançados do Excel.
Salvando como um Arquivos de Texto
O formato TXT é também bastante conhecido, principalmente de usuários Windows, que costumam utilizar o Bloco de Notas. Esse formato também quebra a formatação padrão de linhas e colunas bem definidas, mas permite exportar sua planilha com separação por tabulação (isso seria algo como separar por espaços em branco ao invés de usar colunas e linhas).
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Existem dois diferentes tipos de TXT: com tabulação e sem tabulação. No Excel, ainda existem os TXTs para plataforma Macintosh (da Apple) e no formato DOS (sistema operacional em modo texto, famosa “tela preta e letras brancas”).
Salvando em formato OpenDocument
Assim como o Excel, existem outros programas que editam e criam planilhas. Na maioria das vezes, programas de pacotes como OpenOffice, LibreOffice e afins, conseguem abrir documentos do Excel em formato XLS e XLSX normalmente. Porém, existem recursos do Excel incompatíveis com tais programas.
Para isso, existe o formato ODS, próprio para plataformas abertas como os programas citados.
Considerações finais
Para diferentes fins, temos diferentes formatos de arquivos. O Excel foi preparado para lidar com diversas formas de exportação e salvamento de arquivos, pois hoje é quase impossível se trabalhar com apenas uma ferramenta.
Para se acelerar a produtividade, diferentes aplicativos e softwares fazem parte de nosso dia a dia, o que acaba refletindo em como lidados com dados e informações. Programas como o Excel, assim como o Word e o PowerPoint, nos dão a possibilidade de poder estar a salvo de retrabalhos ao permitir exportar ou salvar em diferentes formatos de arquivo de suas extensões originais.
Referências
Suporte Microsoft. Disponível em: https://support.microsoft.com/pt-br/help/4052290/accessories-how-do-i-create-macros. Acesso em: 17 set. 2020.
Por Daniel Brandão
Professor e Consultor em Dados e Sistemas
