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5 funcionalidades importantes do Excel para contadores e administradores

21 set 2020

5 funcionalidades importantes do Excel para contadores e administradores

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Os recursos disponíveis no Excel estão sempre em expansão. Contadores e administradores utilizam o Microsoft Excel como uma das ferramentas mais importantes de suas profissões. Com o Microsoft 365 (nome dado agora ao “antigo” Office 365) o uso da aplicação em nuvem está em franca expansão. Por essas e outras, o Excel continuará a servir como um padrão da indústria e dos profissionais contábeis e gestores de um modo geral.

Ninguém menos do que empresário e investidor americano  explicou a importância da eficiência empresarial em todas as profissões. O relatório anual da empresa de recrutamento e seleção  , denominado “Comparando a Função de Contabilidade e Finanças”, concluiu que 63% das empresas americanas consideram o Excel uma ferramenta de contabilidade vital. Quando olhamos para empresas menores, principalmente aqui no Brasil, esse percentual   ainda maior.

A ferramenta de planilha eletrônica ganhou ainda mais força quando passou a estar disponível ONLINE e de maneira GRATUITA, vinculada a uma conta Microsoft (seja do Hotmail, OneDrive ou Outlook).

Neste material, queremos apresentar funcionalidades atuais que todo contador e administrador precisa saber utilizar para agilizar seus trabalhos com planilhas, tornando sua vida profissional (e até pessoal) cada dia mais prática. Vamos a elas.

  1. Preenchimento e Formatação

O Excel tem a capacidade de preencher células automaticamente e adicionar formatação especial a lotes de células com mais facilidade. Aprender as teclas de atalho e prestar atenção a novos recursos de automação do Excel deverá acelerar sua taxa de aproveitamento no trabalho com a plataforma da Microsoft. Por exemplo, segurar Ctrl + Shift e mais alguma sequência de números que  fará você formatar alguns dados de maneira bem mais rápida. Vejamos alguns exemplos de uso:

CTRL + SHIFT + 1 = Formatar números com duas casas decimais

CTRL + SHIFT + 2 = Formatar células como hora

CTRL + SHIFT + 3 = Formatar células como data

CTRL + SHIFT + 4 = Formatar células como moeda

CTRL + SHIFT + 5 = Formatar células como uma porcentagem

CTRL + SHIFT + 6 = Formata células de forma exponencial ou científica

  1. Validação de Dados

Essa função é um atalho para planilhas que contêm muitas formas diferentes de dados. Usar a validação de dados garante que um usuário saiba imediatamente o tipo de dado que uma célula tem. O usuário também saberá qual tipo de dado a célula pode conter. Se os dados não forem devidamente validados, aparecerá uma mensagem de erro que certamente reduzirá o tempo que o usuário precisa para voltar a longos trechos de dados após a formatação.

Dependendo da opção que você usa, você pode inserir fórmulas, horas e datas, números flutuantes ou números inteiros. Os usuários também podem selecionar a partir de um amplo conjunto de opções, incluindo a opção de inserir apenas números inteiros. O recurso de fórmula personalizada permite que o usuário defina suas próprias condições usando as fórmulas integradas do programa.

As opções de validação de dados estão na guia DADOS no menu superior, na aba FERRAMENTAS DE DADOS (Figura 2.1)

Figura 2.1 – Validação de dados

Esse conjunto de ferramentas da aba FERRAMENTAS DE DADOS possibilita tratar dados repetidos (remover duplicados), criar listas de categorias de dados, converter texto para colunas, entre outros.

  1. Análise de Variações Hipotéticas

O Excel também tem a capacidade de analisar cenários hipotéticos com três opções principais: Atingir Metas, Tabelas de Dados e o Gerenciador de Cenários. O Gerenciador de Cenários é, talvez, a mais robusta dessas três opções, dando ao usuário a capacidade de inserir variáveis ​​de diferentes valores em diferentes situações. Os usuários têm a opção de numerar os cenários e compará-los entre si, junto com a capacidade de consultar as células que estão mudando entre os cenários.

A Figura 3.1 apresenta as três opções, localizadas na guia DADOS, na aba PREVISÃO.

Figura 3.1 – Testes de Hipóteses no Excel

A opção de Atingir Meta testa uma situação até que um requisito predefinido seja atendido. É uma ótima maneira de reduzir a busca por um valor de célula específico que você precisa para avançar com um conjunto de dados.

A Tabela de Dados permite que o usuário exiba mais de um cenário por vez, o que ajuda a aumentar a produtividade se muitas situações precisam ser comparadas entre si. Expandindo o escopo desse recurso além da contabilidade, o Excel serve como uma excelente ferramenta para a análise financeira do desenvolvimento de negócios, especialmente para analistas e empreendedores que preferem contratos independentes com clientes.

  1. Tornando os Gráficos Visualmente Atraentes

Os gráficos do Excel possuem muitos recursos não apenas para criar relatórios, mas também para oi tornarem mais atraentes para os leitores. Existem alguns pequenos truques que podem auxiliar para aumentar rapidamente o apelo visual de seus gráficos.

Gráficos de série temporal – gráficos de barras e linhas são geralmente a melhor opção para plotar dados em um período específico de tempo. Você pode usar as seguintes teclas de atalho para criar um gráfico a partir de dados selecionados em sua planilha: Alt + F1.

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Dividindo os dados em componentes – se você estiver tentando mostrar dados com vários componentes, o gráfico de pizza geralmente é a melhor opção. Você pode inserir informações como porcentagens ou valores absolutos.

Plotagem de dispersão – Esta é uma ótima ferramenta para explorar as tendências em pontos de dados.

Linha de tendência – seus gráficos de linha e barra têm a capacidade de adicionar linhas de tendência e gráficos de dispersão para interpretar os dados com mais facilidade e entender as relações neles.

 Dos Dados para a Tabela

Para finalizar essas habilidades vitais, vamos falar sobre um atalho que todo administrador ou contador deve saber e que possibilita a transformação de células de dados em uma tabela. Para fazer isso, selecione seu conjunto de dados e pressione Ctrl + ALT + T e a janela suspensa CRIAR TABELA surgirá. Clicando em OK sua tabela estará criada.

Figura 5.1 – Criando tabela com teclas de atalho

Independentemente de quanto tempo você já usa o Excel, é sempre uma boa ideia reavaliar suas habilidades de vez em quando. Você pode usar sua criatividade e tornar suas  disciplinas de negócios, num ambiente profissional que todos reconhecem, de alguma maneira, o Excel como um padrão do mercado.

Considerações Finais

Aprender Excel nunca foi tão importante e a plataforma continua a aumentar sua lista de recursos. Certifique-se de estar atualizado com as novas versões do programa e de tomar nota dos novos recursos que estão sendo constantemente adicionados a este sistema fabuloso.

A lista de habilidades e funcionalidades mais importantes do Excel apresentadas aqui são um aperitivo do que podemos utilizar para tornar mais ágil o trabalho de profissionais contábeis e administradores. Ressaltamos, no entanto, que não buscamos retratar um conjunto completo do que os profissionais precisam usar, dadas as necessidades de atualizar constantemente seus conhecimentos sobre o programa de planilhas, especialmente quando o produto é atualizado de tempos em tempos, como hoje em dia.

Referências

https://www.roberthalf.com/research-and-insights/workplace-research/benchmarking-the-accounting-and-finance-function

https://support.microsoft.com/pt-br/office/atalhos-de-teclado-no-excel-1798d9d5-842a-42b8-9c99-9b7213f0040f


Por Daniel Brandão
Professor e Consultor em Dados e Sistemas

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