Uma ótima solução quando se trata do pacote Office da Microsoft é a possibilidade de integração entre os programas que o compõe. Da mesma forma como podemos inserir textos digitados no Word em outros programas como o PowerPoint e o Excel, também é possível inserir elementos do Excel, como gráficos e tabelas, no Word e no PowerPoint.
Isso se torna uma grande vantagem visto que cada programa possui sua especialidade. Enquanto o Word é excelente para produzir e editar texto, com inclusão de figuras e outros elementos visuais, o Excel se destaca em lidar com dados de maneira estruturada, como o formato de tabelas, gráficos e o uso de fórmulas para se obter resultados vindos de cálculos.
Por que criar tabela no Excel se o Word faz isso?
Por mais que cada programa tenha sua melhor utilidade, uma coisa não precisa estar distante da outra. Importar uma tabela feita no Excel para o Word pode ser mais simples do que se imagina. Mas por que fazer isso?
Vamos supor que você esteja criando um relatório ou um trabalho acadêmico no Word e precise inserir dados em formato de tabela. Caso esses dados já estejam em uma planilha do Excel, criada por alguma outra pessoa ou por você mesmo, é possível inserir tal planilha no seu documento do Word e ainda manter os dados íntegros, podendo atualizar um total, por exemplo, criando uma relação entre um arquivo com outro. Vamos analisar isso com o exemplo a seguir.
Documento sendo editado no Word
Vamos imaginar que você tenha, então, um documento no Word que apresente o resultado de uma pesquisa (Figura 1). No documento você precisará inserir uma tabela (Figura 2) com dados que estejam no Excel.
Figura 1 – Texto sendo redigido no Microsoft Word, com marcação do local onde será inserida a tabela
Figura 2 – Tabela feito no Excel
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Inserindo uma tabela do Excel no Word
Para inserir no Word a tabela do Excel, você pode utilizar o método tradicional de copiar e colar (o famoso CTRL + C, CTRL + V). Nesse caso, basta então selecionar a tabela no Excel e clicar com botão direito do mouse em COPIAR (Figura 3) ou simplesmente apertas as teclas de atalho CTRL + C.
Figura 3 – Copiando tabela do Excel
Uma vez copiada a tabela e tendo-se retornado ao Word, você terá várias opções de colagem, podendo trazer a tabela no formato que está no Excel, conforme a Figura 4.
Figura 4 – Inserindo tabela vinda do Excel e mantendo a formatação
No caso apresentado na Figura 4, temos a inserção na íntegra dos valores e do formato da tabela conforme ela está no Excel. Uma vez inserida, ela se transforma em uma tabela normal do Word, podendo ser alterada nos dados e na formatação (cores, tamanho etc.).
É possível também manter o vínculo com a planilha do Excel, de maneira que ao atualizar a planilha, sua tabela no Word também consiga manter os dados atualizados. Para isso, basta clicar com botão direito do mouse no Word e ir à opção “Vincular e Manter Formatação Original”, conforme a Figura 5.
Figura 5 – Vinculando planilha do Excel com tabela do Word
Com esta opção, ao se atualizar a planilha do Excel, basta clicar novamente com o botão direito do mouse e ir em “Atualizar Vínculo”, conforme a Figura 6.
Figura 6 – Botão Atualizar vínculo do Word
Como resultado, é possível ter a tabela sempre atual, podendo inclusive utilizar uma planilha de modo compartilhado. Ou seja, mais de uma pessoa pode manter um trabalho sendo criado em conjunto em arquivos e documentos diferentes.
Ao final, seja por um meio ou outro, você poderá ter dados vindos de uma planilha pronta como uma tabela estruturada em seu documento do Word.
Por Daniel Brandão
Professor e Consultor em Dados e Sistemas
